Die Urkundenrolle dient zur Dokumentierung der fortlaufenden Amtstätigkeit eines Notars.
In der Praxis hat die Urkundenrollennummer für den Notar die Funktion eines Aktenzeichens, welches für die Archivierung ab der fertiggestellten Beurkundung verwendet wird. Vor der finalen Beurkundung wird für den Vorgang rund um die Beurkundung ein internes Aktenzeichen vergeben. Grund hierfür ist, dass die Nummer der Urkundenrolle fortlaufend nach der Beurkundung und nicht im Voraus vergeben wird.
- Beispiel für die Angabe der Urkundenrollennummer in einer notariellen Urkunde:
- Urkundenrolle Nummer 1706/2023 (kr)
- Verhandelt in Essen am 06. Januar 2023
- Vor
- Max Müller
- Notar in Essen
Es handelt sich also bei dem Kaufvertrag um das 1706. eintragungspflichtige Amtsgeschäft, das Notar Müller aus Essen im Jahre 2023 ausgeführt hat. Die meisten Urkunden enthalten nach der Urkundennummer ein Kürzel, meist in Klammern, welches den zuständigen Bearbeiter (z. B. Notariatsfachangestellte) angibt.